Immer wieder kann es vorkommen, dass ein „empadronamiento“, eine Einwohnermeldebescheinigung, für diverse Verwaltungsprozesse in Spanien, in meinem Fall in der Region Valencia, gefordert wird. Dieses Mal sollte es ein „empadronamiento histórico“ der letzten fünf Jahre sein. Für mich hiess das, eines aus Calpe (wo ich zuvor gemeldet war) und eines aus Godelleta (wo ich nun wohne). Früher dauerte die Ausstellung eines empadronamiento histórico meist ein paar Tage. Man ging ins Rathaus, beantragte es und nach ein paar Tagen konnte man es dann abholen. Für mich wäre dies mit einem hohen Aufwand verbunden gewesen, gäbe es nicht derweil eine „digitale Lösung“: eine Online-Beantragung und Ausstellung mit dem digitalen Zertifikat, dem certificado digital. Aber nun eins nach dem anderen.
Was ist überhaupt ein empadronamiento histórico?
Das „Certificado de Empadronamiento Histórico“ ist ein Dokument, das Ihre gesamte Anmeldehistorie in einer bestimmten Gemeinde nachweist. Es listet alle Adressen auf, an denen Sie in dieser Gemeinde gemeldet waren, mit den jeweiligen An- und Abmeldedaten. Obwohl die Information zeitlos ist, verlangen die Behörden, bei denen Sie das Dokument einreichen müssen, fast immer eine frisch ausgestellte Bescheinigung. Die allgemeine Faustregel lautet: Ein „Certificado de Empadronamiento“ (egal ob aktuell oder historisch) wird von den meisten spanischen Behörden nur akzeptiert, wenn es innerhalb der letzten drei Monate ausgestellt wurde.
Mein erster Versuch: Beantragung per E-Mail mit Anhang
Um nicht nach Calpe fahren zu müssen, hatte ich mich dazu entschieden das empadronamiento histórico per E-Mail zu beantragen. Dafür fasste ich meine Beweggründe und Daten in spanisch zusammen und im Anhang schickte ich eine Kopie des Reisepasses sowie der Residencia mit. Gleich am nächsten Tag bekam ich eine E-Mail vom Calper Rathaus zurück, welches mir mitteilte: „Buenos días: No se puede solicitar un certificado de empadronamiento por e-mail. Puede solicitarlo por sede electrónica con certificado digital. Saludos. OAC Departamento“ – also: eine Meldebescheinigung kann nicht per E-Mail beantragt werden, sondern über die Sede Electrónica (das elektronische Verwaltungsportal) mit einem digitalen Zertifikat.
Mein zweiter Versuch: Beantragung über die Sede electrónica
Um das elektronische Verwaltungsportal einer bestimmten Gemeinde in Spanien zu finden, genügt es in der Online-Suchanfrage „sede electrónica“ plus die zuständige „Stadt“ einzugeben, in meinem Fall war das „sede electrónica Calpe“ oder aber man sucht diese auf der Webseite des Rathauses – erste Variante scheint mir aber effektiver zu sein. Auf der Webseite der „sede electrónica“ ist das Angebot gross – jedenfalls im Fall von Calpe. Allerdings keine Spur von „empadronamiento“ oder ein Feld für eine Sucheingabe. Unter dem Reiter „Trámites“ kam ich der Sache dann schon näher. Hier findet man eine Liste aller Online-Dienstleistungen, die diese Behörde anbietet sowie ein Suchfeld. Unter der Eingabe „empadronamiento“ erschienen zwei Suchresultate: „SAC13 – Solicitud de Certificado de Empadronamiento“ und „SAC13.1 – Certificado de Empadronamiento Individual“. Für ein „certificado de empadronamiento histórico“ sollte man die erste, allgemeinere Option wählen.
Nach dem Anklicken von „SAC13 – Solicitud de Certificado de Empadronamiento“ öffnet sich dann eine neue Seite mit dem Hinweis „Identificación electrónica – Cl@ve“.
Was ist Cl@ve?
Cl@ve ist ein zentrales Anmeldungs- beziehungsweise Login-System der spanischen Regierung, das den Zugang zu fast allen elektronischen Diensten der öffentlichen Verwaltung ermöglicht. Es ist eine Alternative oder Ergänzung zum Certificado Digital, dem digitalen Zertifikat.
Das Ganze dient ausschließlich dem Zweck der Authentifizierung – also dem Prozess, bei dem Sie zweifelsfrei nachweisen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Unter „Nota informativa“ wird darauf hingewiesen, dass das Gesetz vorschreibt, dass die Behörde sicherstellen muss, wer man ist, bevor man eine offizielle Handlung vornehmen kann. Alle Aktionen werden mit einem Zeitstempel protokolliert. Dies dient dann als rechtlicher Nachweis, sodass man später nicht behaupten kann, eine bestimmte Handlung nicht vorgenommen zu haben.
Irreführend – Beantragung auch mit digitalem Zertifikat
Im ersten Moment war dieser Hinweis irreführend für mich, da ich glaubte für einen Zugang bedarf es ausschlisslich Cl@ve. Dem ist aber nicht so. Klickt man in einem weiteren Schritt auf „Acceso con sistema Cl@ve“ erscheinen mehrere Optionen mit Cl@ve und dazwischen, beim näheren Hinsehen auch das Certificado Digital. Beim Anklicken erkennt mein Betriebssystem automatisch, dass ein Zertifikat über den Browser angefragt wird. Ich muss es lediglich noch anklicken und bin dann „drin“.
Kompletter Prozess für die Online-Beantragung des „certificado de empadronamiento“
Der Prozess für die Beantragung des „certificado de empadronamiento“ besteht aus fünf Schritten:
- Identificación: Hier erscheint der eigene komplette Name mit NIE-Nummer und die Frage, ob das Verfahren für einen selbst oder für eine andere Person ist, die man repräsentiert. Das Zutreffende auswählen.
- Formulario: Hier erscheinen nochmal die Daten des Antragsstellers sowie die Möglichkeit die „Art der Benachrichtigungen“ auszuwählen. Zur Auswahl stehen: „Papel“ – als Papierdokument an eine Adresse oder „Electrónica“ – elektronisch mit der Angabe einer E-Mail-Adresse und Handynummer.
- Documentos: Hier lädt man den Personalausweis, Reisepass, Führerschein, NIE oder Residencia hoch und zwar ausschließlich als PDF-Datei. Unter dem Punkt „Forma de aportación“, muss die Art, wie man der Behörde das Pflichtdokument zur Verfügung stellt, ausgewählt werden: entweder „Este documento fue presentado anteriormente ante otra Administración“ (also: „Dieses Dokument wurde bereits bei einer anderen Behörde vorgelegt“) oder „Decido aportarlo yo mismo“ („Ich entscheide mich, es selbst beizubringen/hochzuladen“). Meist ist Letzteres die richtige Wahl. Letztendlich wird man noch nach „Requisito de validez“ gefragt. Hierbei handelt es sich um den rechtlichen Status des Dokuments: „Original“, „copia auténtica“ (beglaubigte Kopie) oder „copia simple“ (eine einfache, unbeglaubigte Kopie). In meinem Fall: Letzteres. Im Feld „Descripción“ (Beschreibung) habe ich dann geschrieben „Documento de identidad pasaporte y residencia“. Anschliessend auf „Guardar y continuar“ (Speicher und fortfahren) klicken.
- Firmar: Es erscheint eine Checkbox mit dem Text „Declaro que es cierto el contenido de este documento y confirmo mi voluntad de firmarlo“ („Ich erkläre, dass der Inhalt dieses Dokuments der Wahrheit entspricht, und bestätige meinen Willen, es zu unterschreiben“). Indem man hier einen Haken setzt leistet man quasi eine eidesstattliche Versicherung, dass alle von gemachten Angaben und die hochgeladenen Dokumente korrekt sind. Nach dem Häkchen-Setzen „Firmar“ (Unterschreiben) klicken.
- Acuse de recibo: Im letzten Schritt kann man die Empfangsbestätigung herunterladen.
Benachrichtigung der Behörde per E-Mail
Bereits am nächsten Tag gingen mir zwei E-Mails zu. Eine vom Rathaus Calpe und eine weitere von correo.gob.es („gob“ steht für „gobierno“, also Post von der Regierung). Beide erhielten einen Zugangslink zum beantragten „Certificado de empadronamient histórico“. Von Regierungsseite hiess es im E-Mail: „[…] Sie können auf diese Benachrichtigung über die ‚Einheitliche Freigeschaltete Elektronische Adresse‘ (DEHú) des Allgemeinen Zugangspunktes zugreifen, verfügbar unter: https://dehu.redsara.es“. DEHú (Dirección Electrónica Habilitada Única) ist ein persönliches, elektronisches Postfach für die Kommunikation mit der spanischen Verwaltung. Man kann es sich wie ein offizielles, digitales Postfach vorstellen, das in Deutschland mit Systemen wie De-Mail oder dem Postfach der BundID vergleichbar ist. Alle wichtigen Dokumente von Behörden werden dort hinterlegt. In DEHú konnte ich dann tatsächlich das beantragte „certificado de empadronamiento histórico“ auf meinem PC herunterladen und anschliessend ausdrucken.
Fazit
Für mich war es eine enorme Erleichterung nicht für ein „certificado de empadronamiento histórico“ (also der „historischen Version der Meldebescheinigung“ mit einer chronologischen Auslistung aller Adressen) extra in mein vorherigen Wohnort fahren zu müssen. Ich konnte es bequem von zu Hause aus beantragen und am nächsten Tag stand es mir schon elektronisch zur Verfügung. Allerdings war es schon etwas kniffelig die Einwohnermeldebescheinigung auf der Verwaltungswebseite des Rathauses Calpe zu finden und auch während des Beantragungsprozesses musste man sich an manchen Stellen schon sehr konzentrieren, um zu verstehen, was damit nun gemeint sein könnte – auch für Menschen mit Spanischkenntnissen. Aber Bürger- und Behördensprache sind ja bekanntermaßen in keinem Land identisch. Ebenso war mir vom ersten Moment auch nicht klar, dass die Beantragung auch über das Certificado Digital geht, da für den Verwaltungszugang nur Cl@ve als Voraussetzung genannt wird.
